Kapitel 02 – Organisation

Ausschuss

Ein Jubiläum auf die Beine zu stellen und gleichzeitig eine Festschrift zu gestalten ist Teamwork. Die Aufgaben sind vielfältig und teilweise sehr zeitraubend. Im Normalfall kann keines der Teammitglieder in Vollzeit seine Arbeitskraft zur Verfügung stellen – und Arbeit gibt es genug.

Aus diesem Grund werden üblicherweise Ausschüsse gebildet, die sich mit den Themen befassen und die Aufgaben koordinieren. Je nach Größe der Wehr und Anzahl der Aufgaben kann dies nur ein Ausschuß für alles sein oder auch mehrere Ausschüsse mit Teilaufgaben.

Da unsere Wehr eher zu den kleineren Vertretern gehört, gab es offiziell nur einen Festausschuß für das Jubiläum. Jeder in diesem Ausschuss hatte seinen Verantwortungsbereich und die jeweils anderen unterstützten in unterschiedlichen Teilaufgaben.

Aufgrund der vielfältigen Inhalte, die in eine Festschrift gehören, ist es von Vorteil, wenn regelmässig sehr viele Personen die Themen mitbekommen, obwohl diese nicht direkt mit den Aufgaben betreut sind. Es ist manchmal überraschend, wie viel wertvoller Input „nebenbei“ einfließen kann. Hierbei gilt es auch einen gesunden Mittelweg zu finden. Reden zu viele mit, kann es auch schnell unproduktiv werden. Wir haben regelmässig die Themen zur Festschrift im gesamten Festausschuß angesprochen, aber ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Abstimmung

Für die Aufgabenverteilung zur Festschrift und zur Abstimmung wurden mehrere Medien genutzt:

Die regelmässigen Treffen des Festausschusses dienten hauptsächlich der Aufgabenverteilung, einfachen Abstimmungen und zur Statuskoordination.

Viele detailliertere Abstimmungen liefen dann per Mail, was mit der Zeit etwas unübersichtlich wurde. Aus diesem Grund haben wir in unserem Intranet, welches auf einem Wiki (vergleichbar Wikipedia) basiert, einen eigenen Bereich für die Festschrift eingerichtet.

So konnten alle erstellten Formulare, aber auch Inhalte, im stets aktuellen Zustand von allen Beteiligten eingesehen werden. Als Basis dient bei uns das OpenSource-Projekt dokuwiki.org.

Sofern Ihr das technische Know-How habt, können wir diese Möglichkeit nur empfehlen. Eine einfachere Alternative wäre z.B. aber auch ein geteilter Ordner bei einem Filesharing-Dienst, wie z.B. Dropbox, OneDrive etc… Dort könnt Ihr thematisch sortiert in Unterordnern Texte und Bilder ablegen. Durch das Teilen und automatische Synchronisieren dieser Ordner können ebenfalls alle Teammitglieder gleichzeitig auf dem aktuellen Stand gehalten werden. 

Bei allen technischen Lösungen muss natürlich stets die DSGVO eingehalten werden. Details hierzu würden aber bei weitem den Umfang dieser Dokumentation sprengen. Eine Internetrecherche bei einschlägigen Suchmaschinen liefert hier aber mehr als ausreichend Quellen.

Für Feuerwehren ist diese Seite des Landesfeuerwehrverbandes BW ein sehr guter Einstieg.

Autor: Andreas Berger